Angebot · Assistenz

Francis

Er behält den Überblick für dich.

Er ist dein persönliches Sekretariat. Er kennt deine Mails, deine Agenda und dein Beziehungsnetz, und er weiss, was davon zusammengehört. Er wartet nicht, bis du fragst: er meldet sich von selbst mit dem, was diese Woche fällig ist, was du wem zugesagt hast und wer auf eine Antwort wartet.

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Der Unterschied

Ihr habt ein Mailprogramm, einen Kalender und eine Aufgabenliste.

Vorher Die Post kommt und der Kalender füllt sich. Über das Wochenende, während eines Termins, in den Ferien. Das passiert auf beiden Wegen gleich, und alle drei Programme zeigen dir, was drin ist. Keines sagt dir, wo du stehst. Verglichen wird derselbe Montagmorgen, einmal so und einmal so.

Mit Posteingang und Aufgabenliste

15 Min Den Posteingang durchgehen und sortieren, was über das Wochenende hereinkam
20 Min Threads nachlesen, um zu finden, was du wem zugesagt hast. Manches stand im dritten Absatz
10 Min Kalender abgleichen. Wer hat auf die Einladung geantwortet, wer nicht
10 Min Die Aufgabenliste nachtragen, was du gerade gefunden hast
5 Min Überlegen, auf was du eigentlich noch wartest, und von wem

60 Minuten. Danach weisst du erst, wo du stehst.

Mit Francis

über Nacht Er liest Mail und Kalender mit und schreibt auf, was heute zählt
4 Min Du liest es: Fristen, Offenes, neue Post, Termine, unbeantwortete Einladungen
3 Min Du korrigierst, was er falsch verstanden hat. Jede Aussage führt bis zur Originalmail zurück
0 Min Zusagen stehen mit Frist und mit der Person, die darauf wartet

7 Minuten. Danach fängst du mit Arbeiten an.

Ein Posteingang zeigt dir Post. Francis zeigt dir, wo du stehst.

Seine Kompetenz

Er ist auf ein einziges Fach angelernt

Nicht auf Assistenz im Allgemeinen, sondern auf deinen Alltag. Seine Quellen sind dein Mail und dein Kalender. Was nicht dort steht, weiss er nicht, ausser du sagst es ihm.

Was er kann

Aus einer Mail eine Zusage mit Datum oder einen offenen Punkt machen
Verpflichtungen mit Frist zeigen, samt der Person, die darauf wartet
Jeden Morgen eine Seite bereitlegen mit dem, was heute zählt, statt Meldungen über den Tag
Eine Regel einmal hören und behalten, und nachfragen, wenn sie einer alten widerspricht
Beim Namen zeigen, wann ihr das letzte Mal geredet habt und worüber
Jede Aussage bis zur Originalmail zurückführen. Kein Eintrag ohne Herkunft

Was er nicht macht

Nichts geht ohne dich hinaus. Entwürfe ja, Versand nein
Eine Zusage ist eine Entscheidung. Er erkennt sie, er trifft sie nicht
In anderen Systemen legt er nur an, nachdem er gefragt hat
Er zeigt, was fällig ist. Was zählt, entscheidest du
Was nicht in Mail oder Kalender steht, weiss er nicht

Sein Charakter

Wie er ist, wenn man mit ihm arbeitet

Eine Rolle hat nicht nur Aufgaben, sie hat eine Art. Das entscheidet, ob man gern mit ihr arbeitet oder um sie herum.

Er gehört dir allein. Jede Person im Haus bekommt ihren eigenen, und keiner weiss etwas über einen anderen. Es gibt keinen gemeinsamen Topf, in dem der Posteingang der Geschäftsleitung neben dem der Buchhaltung liegt.
Er piepst nicht. Es gibt eine Seite am Morgen, und die holst du, wenn du willst. Keine Meldungen über den Tag, keine roten Punkte, keine App, die du zusätzlich öffnest.
Er handelt nicht. Er verschickt keine Antwort, sagt niemandem etwas zu und legt nichts in einem anderen System an, ohne vorher zu fragen.
Kein Eintrag ohne Herkunft. Jede Aussage führt bis zur Originalmail zurück. Was er falsch versteht, kostet dich eine Korrektur und nicht einen Kunden.

Schauen, ob sich Francis bei dir lohnt

Im Gespräch schauen wir zuerst, was heute tatsächlich untergeht. Danach weisst du, ob es sich lohnt, und wir sagen es dir auch, wenn nicht.

Gespräch vereinbaren Unverbindlich und ohne Kosten

Wie wir grundsätzlich vorgehen, mit Schnittstellen, Gedächtnis und den fünf Schritten:
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